Uma maneira utilizada pelas organizações para avaliar se o fornecedor está apto pra oferecer produtos e/ou serviços de qualidade e de maneira ambientalmente adequada é através da ferramenta de qualificação de fornecedores.
Estes fornecedores podem gerar diversos impactos na empresa, principalmente se o produto ou serviço influenciar nos resultados da organização. Por isso, é importante realizar a qualificação dos fornecedores, desde a seleção inicial até o acompanhamento de seu desempenho.
Além disso, a avaliação do desempenho de fornecedores contratados constitui importante etapa para o alcance da conformidade de um sistema de gestão de acordo com a ABNT NBR ISO 14001:2015 e ABNT NBR ISO 9001:2015. Vamos descobrir quais erros devemos evitar ao qualificar um fornecedor!
Qualificação de Fornecedores: erros mais comuns!
As organizações devem realizar a qualificação de seus fornecedores críticos para evitar problemas futuros. Principalmente quando demandam por tratamentos complexos e/ou apresentam um volume considerável de resíduos e optam por terceirizar essa etapa do gerenciamento.
A Política Nacional de Resíduos Sólidos, instituída pela Lei nº 12.305, de 2 de agosto de 2010, trouxe como um de seus princípios fundamentais a responsabilidade compartilhada pelo ciclo de vida dos produtos.
Sendo assim, deve-se ter muita atenção para as atividades dentro do gerenciamento de resíduos que não estarão sob a execução dos geradores.
Não cometer erros ao qualificar um fornecedor é a premissa para evitar problemas futuros, como: denegrir a imagem da empresa ou ser responsabilizado por danos ambientais.
Agora vamos ver quais são os erros mais comuns cometidos na hora de qualificar fornecedores.
1º Erro: Qualificação sem verificar a legislação
É importante que antes de homologar um fornecedor seja analisado os requisitos legais, ou seja, identificar nas leis federal, estadual e municipal quais requisitos são significativos para evitar impactos ao negócio.
Um erro cometido por muitos na qualificação de fornecedores é deixar de avaliar a legislação e verificar se todas as normas apontadas estão em vigor e com seu texto atualizado.
Por exemplo, ao selecionar um tratador para o resíduo a empresa deve verificar se a parceira esta apta para realizar o serviço consultando toda a legislação e normas referentes ao tratamento do tipo de resíduo gerado.
Leia mais: Como garantir que o tratador está apto para receber o seu resíduo?
2º Erro: Qualificação após início das atividades
Algumas empresas sejam porque precisam do produto ou serviço com certa urgência, ou seja, por pura falta de atenção deixam para qualificar os fornecedores somente após o início das atividades ou da entrega do produto.
É importante que o fornecedor inicie suas atividades já em conformidade com as obrigações legais.
Um exemplo é na qualificação de transportadora de resíduos. As transportadoras devem cumprir uma serie de quesitos da Agência Nacional e Transportes Perigosos (ANTT) para transporte de resíduos, tais como: equipamentos específicos e em bom estado de conservação, acondicionamento adequados dos resíduos, separação de cargas pela sua classificação, atendimento à legislação ambiental específica e certificação ambiental, entre outros.
Caso a empresa geradora contrate a transportadora sem verificar se cumpre a Resolução ANTT nº 5232 antes do inicio do processo pode ser corresponsável por qualquer irregularidade.
É necessário ficar atento porque há obrigações que precisam ser avaliadas e atendidas antes mesmo do início dos trabalhos.
Saiba mais: 7 passos para o adequado transporte terrestre de resíduos sólidos.
3º Erro: Não guardar evidência da qualificação
Ser negligente com o controle de documentação de fornecedores pode gerar muitos prejuízos.
Na qualificação de fornecedores, é fundamental que todos os documentos gerados sejam guardados: questionários, assinaturas dos envolvidos, documentos legais, entre outros. Esses documentos tem valor legal e resguardam a empresa de futuros imprevistos.
Outra questão essencial, que mesmo após a finalização dos serviços prestados, ou seja, encerramento do contrato, toda a documentação deve ser guardada. Essa medida é necessária para evitar problemas com os órgãos fiscalizadores.
Por via de regra, os documentos legais devem ser arquivados por pelo menos 5 anos.
Citamos como exemplo o Certificado de Destinação Final - CDF. Trata-se de um importante documento emitido pelos tratadores. Ele serve para comprovar que os geradores de resíduos tiveram o devido cuidado com a destinação final dos resíduos. De posse do Certificado de Destinação Final, a empresa geradora de resíduos é capaz de demonstrar aos clientes e órgãos competentes que realiza a disposição final de seus resíduos consoante legislação ambiental.
Caso o terceiro que trata o resíduo não emita o CDF ou a geradora não guarde esse documento, em uma fiscalização a empresa não terá como comprovar o tratamento é pode sofrer sanções por isso.
Saiba mais: como elaborar o certificado de destinação final.
4º Erro: Qualificação sem definir um nível de serviço
Um erro na qualificação de fornecedores é não definir um acordo de nível de serviço na hora de fechar negócio.
É imprescindível que seja definido o tipo de suporte técnico que você quer receber, o tempo médio de espera até uma visita, o tempo máximo de espera por um atendimento, o tempo máximo para recolhimento do resíduo, entre outros.
5º Erro: Qualificação sem verificar o conhecimento técnico do fornecedor
Qualificar fornecedores que tem conhecimento necessário para identificar as necessidades da empresa é fundamental para evitar problemas. Por exemplo, uma empresa gera resíduos contendo chumbo. Devido à toxicidade deste metal, o descarte não pode ser feito no lixo comum. Já existem leis que obrigam a sua destinação correta.
O gerador contrata uma empresa para realizar o tratamento e destinação desse resíduo, porém a fornecedora não tem expertise para tal serviço. Se durante a qualificação de fornecedor fosse tomado o cuidado de verificar o nível técnico e a capacidade para tratar, a geradora não teria problemas quanto a certificar a destinação final.
Saiba mais sobre a destinação de resíduos contendo chumbo no artigo “Qual a destinação adequada para resíduos com chumbo?”.
6º Erro: Demanda pouco flexível
Qualificar fornecedores mais flexíveis é recomendado. Toda empresa esta sujeita a sazonalidades e possuir um contrato rígido que não permite mudar. Por exemplo, a quantidade de resíduos a serem transportados é, certamente, uma ótima maneira de gerar prejuízo.
7º Erro: Solicitação de documentação desnecessária
A empresa deve tomar o cuidado na qualificação de fornecedores ao exigir uma enorme quantidade de documentos não necessários. É imprescindível que os documentos que realmente comprovam o atendimento às obrigações legais sejam exigidos. Bem como o prazo de elaboração.
Os erros listados acima são frutos da falta de planejamento e organização de uma empresa. Conhecendo cada um é possível precaver, cultivar boas relações e impulsionar a empresa para o crescimento. É necessário que a organização faça uma qualificação adequada de seus fornecedores, a fim de evitar falhas que podem arruinar um negócio.
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Mas quer se aprofundar um pouco mais a respeito? Leia outro artigo do nosso blog: Tudo que você precisa saber sobre auditoria de fornecedores.
