Tudo que você precisa saber sobre auditoria de fornecedores

A auditoria de fornecedores é um processo para verificar a qualificação dos produtos comprados ou serviços contratados por sua empresa. Este processo garante que as informações prestadas em documentos estejam em conformidade com os processos realizados na prática. Neste artigo apresentaremos tudo que você precisa saber sobre auditoria de fornecedores!

Com certeza você já ouviu falar sobre a auditoria de fornecedor e como ela é importante na cadeia de fornecimento. A auditoria de fornecedor surgiu quando as empresas começaram a sentir a necessidade de controlar, de certa forma, a qualidade dos seus fornecedores.

Para a gestão de resíduos a auditoria de fornecedores é importante para as empresas garantir que seus parceiros estejam em conformidade, principalmente com a legislação ambiental.

Veja abaixo o que abordaremos neste artigo:

• o que é auditoria de fornecedores
• auditoria de fornecedores na gestão de resíduos
• diferença entre qualificação e certificação
• check list da auditoria de fornecedores
• como categorizar seus fornecedores
• quais as vantagens da auditoria de fornecedores
• soluções VG Resíduos para auditoria de fornecedores

Auditoria de fornecedores: no que consiste?

A auditoria de fornecedores consiste em um processo de verificação e qualificação dos produtos comprados ou serviços contratados de terceiros por sua empresa. Este processo garante que as informações prestadas em documentos estejam em conformidade com os processos realizados na prática.

O objetivo básico da auditoria de fornecedores é garantir que os processos de produção, embalagem, armazenamento, transporte e distribuição do produto estejam dentro dos padrões de qualidade exigidos.

Ou seja, a auditoria de fornecedores é uma ótima forma de ter controle sobre possíveis riscos de que terceiros possam afetar a qualidade do seu produto e/ou serviço e comprometam a reputação de uma marca ou organização.

Seja realizada por consumidores ou organismos governamentais, a auditoria de fornecedores deve ser conduzida in loco, por uma equipe especializada.

A auditoria de fornecedores é obrigatória para todas as indústrias submetidas à fiscalização da ANVISA e para empresas que desejam certificação de Gestão de Qualidade.

Auditoria de fornecedores na gestão de resíduos

Sabemos que fornecedores que prestam serviço de coleta, armazenamento, transporte, tratamento e disposição final de resíduos podem gerar diversos impactos na empresa, sejam negativos ou positivos.

A auditoria de fornecedor é ponto importante para as organizações que desejam ser reconhecidas pelo seu nível de excelência e evitar que os impactos negativos de uma má gestão de resíduos denigra sua imagem perante os clientes, uma vez que o mercado exige mais das empresas em relação à gestão ambiental e a sustentabilidade.

É importante que os fornecedores estejam alinhados com á estratégica da sua empresa, principalmente com a política voltada para preservação ambiental.

A auditoria de fornecedores é a melhor forma de manter sob controle possíveis riscos de que terceiros possam afetar a qualidade do seu produto/serviço, promover passivos ambientais e comprometer a reputação da sua marca.

A VG Resíduos torna a gestão de fornecedores da sua empresa um processo mais fácil. Com o auxilio da VG Resíduos o seu negócio passa a contar com ferramentas de contagem de prazos para controle de condicionantes e licenças; automatização dos processos de comunicação; emissão de alertas para coleta; registro, conferência de comprovantes e todos os tradicionais documentos referentes ao tratamento e disposição/destinação final de resíduos.

Diferença entre qualificação e certificação

No processo de auditoria de fornecedores você deve ter bem clara a diferença entre qualificação e certificação dos seus fornecedores.

Os fornecedores “qualificados” são aqueles que por meio de auditoria de qualidade estão dentro dos padrões de qualidade exigidos por sua empresa e por órgãos sanitários competentes. Ou seja, os fornecedores aprovados da auditoria de qualidade são os fornecedores qualificados.

Os fornecedores “certificados” são aqueles que atingiram excelência máxima no grau de avaliação da auditoria da sua empresa. Esse padrão é adquirido por meio de um excelente histórico de fornecimento com assegurada qualidade de produtos e serviços.

Os fornecedores certificados são dispensados de análise lote a lote dos produtos fornecidos. Nesses casos, é um número específico de lotes que devem ser enviados periodicamente para análise de qualidade.

A ISO 9001 exige que “a organização deve avaliar e selecionar fornecedores com base na sua capacidade em fornecer produtos de acordo com os requisitos da organização”. E, uma maneira de atender este requisito é criando um programa de auditoria em fornecedores.

Isto é, para que uma empresa obtenha certificação ISO 9001, ela deve ter controle sobre os seus fornecedores. Assim, a auditoria de fornecedores torna-se um processo obrigatório para as empresas que querem adquirir ISO 9001 e verificar se seus fornecedores possuem capacidade para atender os requisitos do Sistema de Gestão de Qualidade.

Desta forma, a ISO 9001 define as normas e os procedimentos para a implantação de uma política de credenciamento, seleção e qualificação de fornecedores. Não só a ISO 9001, mas também a ISO 14001:2015.

Check List da Auditoria de Fornecedores

Apesar das organizações terem independência para definição de critérios para credenciar, selecionar e avaliar seus fornecedores, para facilitar o processo de auditoria de fornecedores à empresa deve predefinir seus critérios de criticidade.

Para a avaliação da criticidade do fornecedor cada item avaliado, deverá ser classificado como:

1. Imprescindível (I): requisito essencial, que influi em grau crítico;
2. Necessário (N): requisito importante, que pode influir em grau menos crítico;
3. Recomendável (R): requisito importante, que pode contribuir na melhoria da gestão de fornecedores;
4. N/A = Não aplicável.

Para que um fornecedor seja considerado “qualificado” pela auditoria de fornecedores, este deve atender 100% (cem por cento) dos itens preestabelecidos como “imprescindível”, de 80 a 100% (oitenta a cem por cento) dos itens classificados como “necessário” e acima de 20% (vinte por cento) dos itens classificados como “recomendável”.

Esses itens devem estar claramente definidos em um checklist da auditoria de fornecedores.

Como categorizar seus fornecedores?

Para a gestão de fornecedores existem dois tipos de fornecedores: os fornecedores “Críticos” e os “Não Críticos”.

Quando uma empresa possui grande dependência de um fornecedor para manter diz-se que esse fornecedor é crítico. Um descumprimento no prazo de entrega, por parte de um fornecedor crítico, comprometerá seriamente a gestão de resíduos.

Os fornecedores não críticos são aqueles que não comprometem de forma relevante a empresa contratante.

No caso de fornecedores “não críticos” a certificação ambiental, por exemplo, poderá agilizar o processo de gestão de fornecedores, mas a não certificação não impedirá que este seja considerado não qualificado.

Para classificar fornecedores “Não Críticos” como “qualificados”, se ele possui certificação ambiental, basta enviar cópia do certificado e isso terá validade, desobrigando-o do envio da lista de verificação para sua pontuação.

Caso o fornecedor “Não Crítico” não possua certificação ambiental, ele deverá responder ao check list formulado pelo contratante. Caso o fornecedor não obtenha a qualificação, ele deve ser informado sobre os itens que não estão conformes. Neste caso, pode ser negociado um prazo para a adequação.

Se houver persistência da não conformidade, será considerado desqualificado.

Para fornecedores classificados como “Críticos”, o processo é mais rígido. Estes não só deverão responder ao check list como também receberão auditoria in loco, por profissionais designados pela empresa contratante.

Diferente do fornecedor considerado “Não Crítico”, o fornecedor “Crítico” deverá responder ao check list mesmo que tenha certificação ambiental e deverá passar por inspeções periódicas, devidamente agendadas com antecedência de pelo menos 3 (três) meses.

Em alguns casos, não existem muitos fornecedores daquele serviço, ou aquele fornecedor é o único que fornece o produto ou serviço para sua região, para essas situações, os critérios de avaliação podem mudar, mas deverão estar previstos em seu procedimento.

Quais as vantagens da auditoria de fornecedores?

A auditoria de fornecedores visa à confiabilidade do cliente no processo do fornecedor. Isso porque, a partir da auditoria será garantido que o mesmo tenderá a criar menos situações de não conformidades e saberá lidar eficazmente com eventuais desvios na curva da produção.

Por meio da auditoria de fornecedores, também é possível determinar parceiros organizacionais de confiança; obter respostas a questões pontuais que surgem sobre o desempenho da cadeia de fornecimento; a mitigação de riscos associados; e reduzir custos associada às atividades de gestão da cadeia de fornecimento, dada a contratação de uma avaliação independente.

Soluções VG Resíduos para auditoria de fornecedores

Uma forma de adotar medidas inteligentes ligadas a auditoria de fornecedores é a adoção de um sistema automatizado.

Softwares de gestão tem demonstrado ser uma aliada para organizar todas as informações sobre a gestão de fornecedores. Isso graças ao desenvolvimento de plataformas de gestão de resíduos.

A plataforma da VG Resíduos é uma dessas plataformas, que auxilia na gestão de fornecedores, gerenciamento, destinação, logística reversa e na coleta e transporte de resíduos de forma sustentável.

Um sistema automatizado mantém todas as informações e documentos gerados automaticamente em um ambiente único e confiável, de acordo com a legislação ambiental, para eliminar multas e perda de licença ambiental.

Com o VG Resíduos, o controle de documentação de fornecedores passa a contar com ferramentas de contagem de prazos para controle de licenças; a automatização dos processos de comunicação; a emissão de alertas para coleta; registro e conferência de comprovantes e todos os tradicionais documentos referentes ao tratamento e disposição/destinação final de resíduos sólidos.

Portanto, a auditoria de fornecedores é uma ferramenta de verificação, executado para obter e avaliar evidências de conformidades das atividades relacionadas à cadeia de fornecimento de uma empresa.

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